Administración
Si bien es cierto en algunas comunidades pequeñas de baja complejidad comunitaria, puede llevar la gestión cualquier propietario dedicándole un poco de tiempo no es por casualidad que el uso de administrador es mayoritario en las comunidades que presentan cierta complejidad.
Las razones por las que una comunidad de propietarios, decide dejar las tareas de administración y mantenimiento en manos de un administrador de fincas: por seguridad jurídica, reparto equitativo de las cargas de trabajo entre propietarios, asesoramiento jurídico e incidentes relativos a la comunidad, mediación entre propietarios y sobre todo porque disminuye la tendencia a la inhibición en el cargo de presidente, el Administrador profesional cargará con las tareas más gravosas y puede proporcionar al presidente asesoramiento que le libere del estrés del desconocimiento.
¿Qué administramos?
Fincas en régimen de propiedad horizontal o comunidades de propietarios, en general todo tipo de fincas rústicas o urbanas que tienen elementos comunes de varios propietarios y debe ser mantenido en correctas condiciones de uso:
- Pisos
- Garajes
- Polígonos industriales
- Urbanizaciones
- Mancomunidades.
A nivel técnico administrativo, administrar pisos, garajes, polígonos industriales, urbanizaciones, etc., el trabajo es el mismo, más papel cuanto más grande, la diferencia radica en los conocimientos técnicos de lo que se está administrando: una urbanización puede tener involucrado el asfaltado de calles, pocería, alumbrado, vigilancia móvil, jardines, club deportivo (piscina, canchas de deporte…), sin embargo un inmueble de pisos puede tener piscina, ascensor, reformas en fachada, estructura, humedades, portero automático / físico…
Nuestro trabajo
Una vez nombrados Administradores de Fincas / Secretarios de la comunidad de propietarios en el acta, podemos legalmente empezar a trabajar. Tenemos establecido un procedimiento de trabajo escrito para cada área técnica a nivel interno.
- Gestión de cobro de los recibos de Provisión de Fondos mensuales de los Presupuestos Ordinarios y Extraordinarios.
- Emisión de recibos bancarios a través de soporte magnético.
- Control y pago de las obligaciones económicas de la Comunidad de ordinarias excepcionales.
- Informes periódicos del resumen de ingresos, gastos, devoluciones.
- Liquidación anual de Cuentas, agrupadas por naturaleza y distribuido por coeficientes con sus correspondientes saldos por copropietarios al final del ejercicio.
- Elaboración del Presupuesto Anual de Gastos y su consiguiente repercusión en la nueva emisión de recibos.
- Obtención de presupuestos para las distintas obras, reparaciones o mejoras, conserjería, limpieza, … con descuentos para la comunidad.
- Solicitamos diversos presupuestos, los cuales se comentarán con la comunidad para posteriormente contratar las mejores opciones.Seguimiento de los mismos.
- Emisión de la Convocatoria de la Junta General Ordinaria y en su caso de las extraordinarias.
- Asistencia a las Juntas, redacción del Acta con los acuerdos que se tomen. Distribución de las Actas a los copropietarios de la finca.
- Solución de las incidencias, reparaciones, anomalías en colaboración con las empresas colaboradoras, comprobando la correcta conclusión de sus trabajos.
- En caso de siniestros cubiertos por el seguro multirriesgo nos encargamos del trámite del siniestro hasta el cobro de la indemnización que la compañía aseguradora reembolse.
- Todos los propietarios pueden formular consultas de carácter técnico relacionadas con la Comunidad:
- Calefacción, agua caliente, aire acondicionado; reglamento e instrucciones técnicas de las canalizaciones de agua, electricidad, gas, telefonía, porteros.
- Antenas de televisión, radioaficionados, vídeos comunitarios; normativa que regula el uso y utilización de antenas colectivas, parabólicas.
- Prevención de incendios, pólizas de seguros (multirriesgo, incendios, responsabilidad civil); obligación de instalación de extintores.
- Garajes, normativa y uso; reglamento de régimen interior.
- Piscinas; condiciones higiénico-sanitarias. Contratos laborales de temporada. Reglamento sobre
su utilización. - Animales domésticos. Ordenanza municipal reguladora sobre tenencia de perros y otros animales domésticos.
- Gestión de los temas relacionados con el personal contratado por la Comunidad:
- Contratación
- Nóminas y seguros sociales
- Incapacidad laboral transitoria y accidentes de trabajo
- Búsqueda de sustitutos para las vacaciones y festivos
Comunidades de nueva creación.
Además de lo anterior para las comunidades nuevas:
- Convocatoria y Junta General de Constitución de la comunidad.
- Obtención del C.I.F. de la comunidad en la AEAT.
- Diligencia del libro de actas.
- Solicitud al promotor de la documentación que debe entregar.
- Contratación de empresas de mantenimiento y suministros.
- Confección de presupuesto inicial estimado de la comunidad.
- Reclamación de todos los repasos y defectos de la finca.
- Reclamación, si procede, de vicios ocultos.